Jeg er meget enig med Fergus O´ Connell, når det kommer til projektledelse og gennemførsel af et succesfuldt projekt.
Der er så meget, der kan gå galt. Men hvis man følger nogle enkle steps, og ser målet for øje, bliver det en opgave, der for de fleste er til at overskue.
Hvis man ikke får startet projektet rigtigt op, kan det være en kæmpe opgave, at komme tilbage på sporet.
Jeg plejer at sige, du kan ikke bygge et højhus på fundamentet af et parcelhus. Med andre ord, fundamentet skal kunne bære konstruktionen – og konstruktionen, er det jeg prøver at beskrive nedenfor.
Først prøver jeg at nævne de tolv mest almindelige årsager til, at et projekt fejler. Efterfølgende nævner jeg, hvilke faser og opgaver man skal igennem for at sikre et succesfuldt projekt.
De tolv mest almindelige årsager til, at projekter fejler
- Målet med projektet er ikke defineret korrekt.
- Projektets mål er defineret korrekt, men ændringer i det, er ikke kontrolleret.
- Ikke alle projektets interessenter er identificeret.
- Interessenter er identificeret, men betingelserne er ikke.
- Projektet er ikke planlagt / vurderet korrekt.
- Projektet er ikke ledet korrekt.
- Projektet er planlagt / estimeret korrekt, men det er ikke ressourcer nok til at udføre projektet som planlagt.
- Projektet er planlagt sådan, at det ikke har nogen har nogen buffertid til uforudsete hændelser.
- Projektdeltagernes deltagere forvaltes ikke.
- Projektet er planlagt korrekt, men fremskridt i planen overvåges og kontrolleres ikke korrekt.
- Projektrapportering er utilstrækkelig eller ikke-eksisterende.
- Når projekter kommer ind i problemer, kan problemet ikke løses ved nogle enkle handlinger, f.eks. arbejde hårdere, forlænge deadline, tilføje flere ressourcer. Når projekter kommer i problemer, skal projektet replanlægges.
Hvad kan man så gøre for, at undgå projekter fejler?
Her er jeg meget enig med Fergus O´ Connells måde at sikre, man kommer gennem de nødvendige faser. Faserne er inddelt i hovedområder og underpunkter.
Man skal sikre sig, der er taget stililng til følgende hovedområder og underpunkter.
- Målindstilling
1.1. Opsæt et klart defineret mål.
1.2. Styring af ændringer i målsætningen
1.3. Maksimere interessenternes ”win-betingelser”
1.4. Definitionen af et vellykket projekt
1.5. Mål og delmål skal være SMART-mål
- Estimering
2.1. Hvorfor skal der være en plan
2.2. Sådan forudsiges fremtidige udfordringer
2.3. Kan der benyttes tidligere erfaringer fra andre projekter, når der estimeres
2.4. Hvordan estimerer man varighed og mængden af arbejde
2.5. Find ud af, hvor meget projektstyring projektet har brug for
2.6. Budget
2.7. Projektledelsesmetoder
2.8. Projektledelsesværktøjer
- Udbud og efterspørgsel
3.1. Projektledelse har altid en udfordring i udbud og efterspørgsel
3.2. Hvorfor skal en enhver opgave have nogen til at gøre det
3.3. Tilgængelighed – den tavse dræber af projekter
3.4. Hvordan beregnes tilgængeligheden
3.5. Hvad dansekort er
3.6. Hvordan udnytter man styrken (og svaghederne!) i projektholdet
- Styring af risiko
4.1. Hvilken risikobuffer/beredskab er, og hvordan man bruger den
4.2. Hvad er en risikoanalyse
4.3. Projektlederens hurtigt overblik i projektets tilstand på 10 minutter
4.4. Sådan bruges sandsynligheden for succesindikator (Probability of Success Indicator (PSI))
- Håndtering af forventninger
5.1. Hvordan projektlederen forpligter sig til de interessenter der er på projektet
5.2. Udarbejde projektlederens muligheder ved hjælp af ‘hvad’, ‘hvornår’, ‘arbejde’ og ‘kvalitet’ faktorer
5.3. Forhandling/- argumentation ved hjælp af fakta
5.4. Hvordan man skal håndtere umulige krav/- opgaver
5.5. Faren ved at man siger ja til umulige krav/- opgaver
5.6. En række måder at forkorte projekter på (Critial Path)
- Sporing og statusopdatering
6.1. Brug planen som instrumentation/-kernen til at drive projektet
6.2. Administrere de tilknyttede ressourcer/-mennesker
6.3. Brug af forskellige styringsformer
6.4. Håndtere problempersoner/-situationer
6.5. Projektlederens daglige rutine
6.6. Projektmøder
6.7. Statusrapportering
6.9. De tolv mest almindelige grunde til, at projekterne fejler
6.10. Redning af projekter, der er kommet i problemer
Metoder:
Adaptive Project Framework
Agile Software Development
Critical Chain (CCPM)
Crystal Methods
Dynamic Systems Development Model
Extreme Programming
Feature Driven Development
Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
Joint Application Development
Lean Development
PRINCE2
Rapid Application Development
Rational Unified Process
Scrum
Spiral
Systems Development Life Cycle
Waterfall (Traditional).
Microsoft SureStep
Værktøj.
Bør kunne vise WBS (Work Breakdown Structures)
- Microsoft Project
Enterprise-Wide:
- Primavera
- MS Project Server